Une fonction pour regrouper les enregistrements selon de multiples valeurs

Accessible par le menu « Etats->Groupe », cette fonction concerne les fichiers « Familles », « Elèves », et « Cours ». Elle permet de regrouper les enregistrements selon une série de critères de recherche.
Groupes et critères ne concernent que certains champs du fichiers mais leurs valeurs peuvent être trés nombreuses.

Par la suite,
Le groupe affecté sera visible dans les observations de chaque enregistrement.
Des recherches pourront être effectuées en fonction de cette donnée.
Des listes pourront être imprimées directement ou par la fonction « Etats->Rapides… »

Voici un exemple concernant le fichier Familles :
1) Menu « Fichier->Familles »

2) Menu « Etats->Groupes »

3) « Paramétrages »
– Choix des champs dans la partie « Paramétrages »

3 champs au maximum peuvent être choisis pour les recherches.
Clic sur le popmenu « Champ1 », puis sur les popmenu « Champ2 » ou « Champ3 »

– Choix du Libellé du type de groupes

5 types de groupes sont possibles
Saisie du nom dans le champ »Libellé »

4) Définition des critères

a) Ajout des critères
– Clic sur le bouton « + »
– Saisie des informations avec possibilité d’ajouter des opérateurs.

Comme d’habitude dans les recherches :

« @ » au début (« @oeM ») pour une recherche des expressions finissant par « oeM »
« @ » en fin (« Welc@ » pour une recherche des expressions commençant par « Welc »
« @ » en début et fin (« @ecl@ ») pour une recherche des expressions contenant « elc »
« > » au début (« >Ba » ) pour une recherche des valeurs supérieures à « Ba » dans l’ordre alphabétique
« < » au début  (« <10 ») pour une recherche des valeurs inférieures à 10

– Ou utilisation du menu « Fichier -> Importer des Données… »

Lorsque le nombre de critères est important, vous pouvez les définir dans un
autre logiciel type tableur en les enregistrant au format texte (.txt) :

Colonne 1 : noms des groupes
Colonne 2 : critéres pour champ 1 (ici, code postal)
Colonne 3 : critères pour champ 2 (ici, Adresse)
Colonne 4 : critères pour champ 3 (ici, Adresse aussi)

01 – Poste	12345
02 – Gare	12345	@gare@
03 – Mairie	12345	@place de la mairie	1 @
04 – Hotel	12345	@place de la mairie	2@
04 – Cathédrale	12345	@rue de la paix

 

Il suffit ensuite d’importer ces données dans WelcoeM :

– Menu « Fichier -> Importer des Données…. »
– Sélection du document « .txt » créé
– Clic sur bouton « Ouvrir »

 

b) Modification d’un critère
– Double-clic sur la ligne du tableau à modifier
– Saisie des corrections

c) Suppression d’un critère
– Clic sur la ligne à supprimer
– Clic sur le bouton « – »

d) Enregistrement d’un ensemble de critères
– Clic sur bouton « Ok » pour la fermeture du dialogue
Ou par la sélection d’un autre groupe dans la liste du champ « libellé »

5) Application de ses critères aux enregistrements
– Clic sur bouton « Appliquer »

6) Visualisation des regroupements
– Clic sur 1 ligne du tableau
– Clic sur le bouton en bas à droite du tableau

7) Impression des groupes sous forme de listes
– Clic sur bouton imprimer
Ou utilisation du menu « Etats -> Rapide… » pour créer, sauvegarder puis imprimer tout type de listes.

 

Bonne exploitation.